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私用メールの扱いを就業規則に 2012.05.14.

税理士の見田村さんからの 配信メールです。

1分間セミナーを参考までに。

・・・・・・・・

川崎さん、朝4時起きの税理士 見田村です。

 いつもありがとうございます。

 今日は社会保険労務士の内海正人がお伝えします。

 おはようございます、内海です。

 先々週、雇用保険料率の変更についてお伝えしましたが、

 本日は労災保険料率の変更も決まりましたのでお知らせします。

  ご参考になさってくださいね。

 http://www.mhlw.go.jp/stf/houdou/2r9852000001y630.html 


 では、1分セミナーにいきましょう。

 今回は「私用メールの禁止について」を解説します。

 
 パソコンの普及、インフラの発達で以前と比べ、

 仕事の状況は大きく変わりました。


 しかし、それに伴い、社員が就業時間中に私用でメールしたり、

 インターネットを使ったりすることも増加したのです。

 
 実際に、私のお客様からも

 ○ 社員が勝手に私用メールを送っていて困る

 ○ 仕事中なのに、業務と関係ないWEBページを見ている

 などのご相談もよく頂きます。


 これは「就業時間内に私用でメールやネットを利用することを制限したい」

 ということなのです。


 中には、社員がどのホームページを見ていたかなどのログを記録し、

 いつでもチェックできる仕様になっている会社もありますが・・・。
 
 
 本来、社員は労働契約に基いて仕事をしています。


 そして、労働契約では「職務に専念する」という義務が課せられています。


 だから、「この義務に違反しているのでは?」と

 問題になることがあるのです。


 これに関し、

 過去に争われた裁判(私用メールを理由とする解雇が争点)があります。


 <グレイワールド事件 平成15年9月 東京地裁>

 〇 社員が1日2通程度、私用メールをしていた

 〇 会社がそれに気が付き、解雇とした

 〇 社員は「解雇は無効」と裁判に訴えた


 そして、裁判所は

 〇 私用メールは1日2通程度なので職務遂行の支障とならず

 〇 就業規則に私用メールを禁止する規定がない

 〇 労働契約に基づく職務専念義務違反にならない

 と判断し、会社が敗訴したのです。


 この裁判で注目するところは、

「就業規則に私用メール禁止の規定がない」ことを重要視した点です。


 逆に言えば、就業規則に「私用メール禁止」と記載されていれば、

 結果が変わったのかも知れません。


 もちろん、実際に争われれば、

 私用メールや業務とは無関係のインターネット使用が

 どの程度、業務の妨げになっているかもポイントになるでしょうが。


 だから、私用メールや業務に無関係のインターネット使用を

 禁止したいならば、就業規則等にその旨の規定を設けることが重要です。


 具体的な記載例は下記となります。

--------------------------------------------------------------------
 第〇条 会社に属するコンピュータ、電話(携帯電話を含む。)、

 ファクシミリ、インターネット、電子メールその他の備品を無断で私的に

 使用してはならない。
-------------------------------------------------------------------- 

 ここで、注意すべき点が1つあります。


 それは「私用メールのチェック」と「プライバシーの侵害」

 という問題です。


 確かに、過去の裁判でも「会社のメールでもプライバシーはある」と
 
 判断したケースもあります。

 
 しかし、パソコンなどは会社がお金を出して購入したものです。


 それなのに、業務をサボって私用メールをし、

 さらにプライバシーまでも主張されては困ります。


 ここを保全するためには、

 就業規則等に「会社がメール等を調査する旨」を記載するのです。

--------------------------------------------------------------------
(電子メール検査)

 第〇条 会社は必要に応じて、その理由を明示のうえ、会社アドレスに

 限らず、会社が貸与した携帯電話、パソコン、その他情報関連機器を利用

 するすべての電子メールの内容、及び相手先の検査を行うことがある。

 この場合、従業員はこれに応じなければならない。
--------------------------------------------------------------------

  
 この条項があれば、プライバシーの侵害を主張されることなく、

 メールの調査が可能となります。


 そして、私用メールが多数であれば、制裁も可能となります。


 逆に、この記載が無ければ

 業務上の必要性、合理性が無ければ調査はできないでしょう。


 もっとも、業務上の必要性、合理性がなく調査することはないのでしょうが、

 その分岐点は曖昧な考え方になります。


 だから、基準を明確にしておくことが重要であり、

 事前に記載があり、理由を明示さえすれば、

「無条件」に調査が可能なのです。


 この場合は調査の理由の是非も問われません。

 
 ましてや、プライバシーの侵害という問題に発展することは無いでしょう。

 

 今日のテーマはとても重要な問題です。


「たかがメール」とお考えかもしれませんが、

 世の中で問題となっている会社の情報漏えいは

 メールが原因ということもよくあるのです。


 マスコミに報道されているのは一部であり、

 実際にはもっと多くの情報漏えいが起きているのです。


 もっといえば、情報を漏らした本人自身が

 情報漏えいの意識すら無い場合もあります。
 

 会社の内部文書を友人に「参考資料」として送ってしまった、

 という事例もあります。

 
 業務とは無関係のことをインターネットで検索していてウィルスに感染し、

 会社全体のパソコンがおかしくなったという事例もあります。

 
 結果として、私用メールや業務とは無関係のインターネット検索は

 危険な要素をはらんでいるのです。


 だから、上記2点の条項を就業規則などに記載するとともに、

 社員に情報の大切さを伝え、会社を守ることが重要なのです。


 川崎さんの会社の就業規則もご確認くださいね。


 それから、

 ○ 就業規則のひな型はどれがいいですか?

 ○ メルマガの内容を網羅した就業規則のひな型はありますか?

 というお問い合わせもよく頂きます。


 メルマガでは個別的にしか解説できないので、

 一気に全てのノウハウをご覧になりたい方は下記をご覧ください。


 私が「実際に使用している『91条』の就業規則のひな型」

 を公開しています。


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